Kvůli špatně řešenému skladu nebo nedostatečnému plánování mohou vznikat zpoždění, chyby v objednávkách či výpadky zboží. Ať poskytujete služby, nabízíte zakázkovou výrobu, provozujete malý obchod nebo e-shop, sklad ovlivňuje většinu oblastí vašeho podnikání – od nákupu, přes spokojenost zákazníků a bezpečnost zaměstnanců, až po finance.
Na trhu plném sofistikovaných skladových řešení, kde dominují giganti jako Amazon, se může zdát, že optimalizace skladu není dostupná pro „běžné smrtelníky“. Neházejte flintu do žita, i v menší firmě máte možnost zlepšit řízení skladu.
Ale jak zvýšit produktivitu a ziskovost, aniž byste museli investovat do drahých analýz, vybavení a systémů? Máme pro vás tři praktické tipy. Čím dříve začnete, tím více ze změny vytěžíte.
TIP 1: Najděte vhodný způsob práce se zásobami
Řízení skladu vypadá na první pohled jednoduše – nakoupíte regály, naskladníte zboží a je to. Ale ďábel se skrývá v detailech. Naprostým základem úspěšného provozu skladu je správné nastavení procesu logistiky.
Každá firma a sklad jsou unikátní, takže bohužel neexistuje univerzální návod, který by fungoval pro všechny. Doporučujeme nejprve provést audit procesů ve skladu. Přemýšlejte o tom, co je pro vás klíčové – je to minimalizace zásob, využití kapacity skladu, rychlost dodávek nebo snížení rizika, že zboží zastará nebo se zkazí?
Mezi nejrozšířenější metody řízení zásob patří:
- JIT (Just in Time). Zaměřuje se na udržování co nejnižšího množství zásob. Namísto hromadění objednáváte malé dodávky, které rychle vyexpedujete. JIT snižuje náklady na skladování, ale vyžaduje velmi dobrou spolupráci s dodavateli a precizní plánování.
- FIFO (First in, First out). Předpokládá, že produkty, které jste přijali do skladu nejdříve také jako první vyskladníte. Metoda FIFO pomáhá udržovat zásoby v pohybu a zajišťuje, že starší zboží nezůstane ve skladu dlouho – proto je vhodná například pro zboží s krátkou trvanlivostí.
Až vymyslíte skladový systém, standardizujte a dokumentujte pracovní procesy, aby všichni zaměstnanci postupovali konzistentně. Nezapomeňte na pravidelnou inventarizaci, ať máte přehled o stavu skladu. Další praktické rady najdete v článku o optimalizaci skladové logistiky.
TIP 2: Optimálně uspořádejte sklad
Máte „na papíře“ hotovo? Pak je čas přejít do praxe a zaměřit se na fyzické uspořádání skladu pro snadnou manipulaci se zbožím a minimalizaci chyb. Pokud váháte, jak na to, rádi přiložíme ruku k dílu a vytvoříme vám projekt skladu a regálového systému na míru.
- Využijte prostor na maximum. Myslete na to, že kromě podlahové plochy skladu máte k dispozici i vertikální prostor. Díky vyšším regálům a vysokozdvižnému vozíku uložíte na stejné ploše mnohem více zboží. Pro klienta jsme například nedávno realizovali atypické přání – regálové patro do stodoly. Podívejte se, jak zakázka dopadla.
- Vytvořte oddělené oblasti pro různé typy zboží. Uspořádejte sklad do zón podle typu produktů, frekvence vychystávání a ergonomických požadavků. Logická organizace skladu usnadní orientaci a zrychlí expedici.
- Označte produkty. Ujistěte se, že všechny položky ve skladu mají svůj unikátní kód nebo název. Zjednodušíte tak vyhledávání a evidenci zboží.
- Vytvořte mapu skladu. Každý regál ve skladu by měl být jasně označen, ať už pomocí štítků nebo nástěnných tabulí. Sestavte také mapu skladu, aby zaměstnanci přesně věděli, kde se co nachází.
- Myslete na bezpečnost. Podle zákona č. 309/2006 Sb. a normy ČSN 26 9030 jste povinni svým zaměstnancům zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci (tzv. BOZP). Používejte pouze kvalitní regály s platnou technickou kontrolou – revizi je třeba provést alespoň 1× ročně.
TIP 3: Řiďte sklad a související procesy chytře
Rozlučte se s ruční tvorbou tabulek a najděte si vhodný nástroj pro řízení skladu. Ne všichni potřebují sofistikovaný Warehouse Management System. I jednodušší aplikace vám pomůže sledovat zásoby a jejich pohyb nebo řídit objednávky. Na trhu najdete cenově dostupné nástroje pro menší firmy – například české Caflou. Kromě správy skladů pokryje i další oblasti podnikání. Co všechno vám umožní?
- Evidence produktů jako základ. Když budete používat systém, tak přesně víte, co je právě na skladě a v jakém množství. Máte-li více skladů, v Caflou můžete spravovat všechny na jednom místě.
- Řízení zásob v reálném čase. Evidujte naskladnění a vyskladnění na základě faktur. Stanovte si minimální a maximální úroveň zásob pro každý produkt a nechte si posílat upozornění, že je čas na další objednávku.
- Méně administrativy díky automatizaci. S automatizací a šablonami tvoříte mnohem rychleji veškeré rozpočty, nabídky, objednávky, faktury i dodací listy.
- Eliminace chyb. Logický proces na pozadí systému zajistí, abyste neprodali něco, co nemáte. Po odeslání nabídky či objednávky se zablokuje daný počet produktů ve skladu – a s fakturou dojde k vyskladnění.
- Propojení skladu a financí. Díky řízení skladu v moderním systému máte lepší přehled i o ekonomice a cashflow. Caflou vám vypočítá hodnotu skladu i průměrné nákupní ceny. Grafický report o výkonnosti produktů vám řekne, co se točí a co kolik vydělává. Můžete tak objevit svá silná i slabá místa a nakopnout ziskovost.
- Vše v jednom. Ve stejném systému můžete plánovat vytížení týmu, řídit projekty a komunikovat nad úkoly nebo si evidovat klienty.
Sklad je srdcem firmy – pečujte o něj
Řízení skladu se promítá do vaší efektivity, rychlosti a nakonec i do ziskovosti. Konkurence neustále zvyšuje laťku v oblasti skladových procesů. Nezůstávejte pozadu. Každá změna v řízení zásob, fyzickém uspořádání skladu a využívání chytrých technologií může zlepšit výkonnost vaší firmy.